Kutai Kartanegara,Solidaritas – Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara disebutkan dalam Pasal 1 Angka 2 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai deng Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) berkomitmen mendorong Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk mengelola arsip secara profesional, tertib, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Komitmen ini disampaikan oleh Kepala Diarpus Kukar, Aji Lina Rodiah, dalam Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Tahun 2025 yang digelar di Ballroom Hotel Fatma pada Kamis (27/2/2025).
Aji Lina menegaskan bahwa Diarpus Kukar siap memberikan pendampingan kepada seluruh OPD yang membutuhkan bantuan dalam pengelolaan arsip. Diarpus juga kerap melakukan sosialisasi mengenai kearsipan sesuai dengan aturan yang berlaku.
“Setiap waktu, kami siap memberikan pendampingan. Jika ada OPD yang ingin menyerahkan arsip atau meminta pendampingan, kami akan mengirimkan tim untuk membantu memilah dan melakukan pemberkasan, menentukan mana yang layak diserahkan dan mana yang harus dimusnahkan,” kata Aji Lina.
Pendampingan ini bertujuan memastikan pengelolaan arsip di masing-masing OPD berjalan sesuai regulasi. Dengan pengelolaan arsip yang baik, diharapkan kinerja kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara dapat terus meningkat.
Selain itu, mengenai proses pemusnahan arsip harus sesuai prosedur, Aji Lina juga menjelaskan bahwa proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dimusnahkan, tetapi harus melalui mekanisme resmi dengan izin tertulis dari Bupati dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
“Jika ada permohonan pemusnahan, kami akan mengajukan permohonan ke Bupati dan ANRI. Setelah surat ketetapan keluar dan arsip dinyatakan boleh dimusnahkan, kami akan melaksanakan pemusnahan sesuai aturan,” terangnya.
Ia menambahkan, metode pemusnahan arsip juga harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tidak boleh dilakukan dengan cara dibakar, melainkan menggunakan mesin penghancur kertas.
“Dengan adanya pendampingan ini, kami harapkan OPD dapat mengelola arsip secara tertib dan sesuai kaidah kearsipan,” pungkasnya. (adv/nur)
